Podstawowa zasada działania technologii RFID nie jest skomplikowana: tag po wejściu w pole magnetyczne odbiera sygnał o częstotliwości radiowej wysyłany przez czytnik i przekazuje informacje o produkcie (PassiveTag, pasywny tag lub pasywny tag) zapisane w chipie za pomocą energia pozyskiwana przez indukowany prąd, Lub aktywnie wysyłać sygnał o określonej częstotliwości (ActiveTag, aktywny tag lub aktywny tag); po odczytaniu i odszyfrowaniu informacji przez czytelnika jest ona przesyłana do centralnego systemu informatycznego w celu odpowiedniego przetwarzania danych.
System RFID (Radio Frequency Identification) składa się z dwóch części: jednostki odczytu/zapisu i elektronicznego nadajnika-odbiornika. Czytnik wysyła impulsy elektromagnetyczne przez antenę, a nadajnik-odbiornik odbiera te impulsy i w odpowiedzi wysyła zapisane informacje do czytnika. W rzeczywistości jest to bezdotykowe odczytywanie, zapisywanie lub kasowanie danych w pamięci.
Technicznie rzecz biorąc, „inteligentny tag” składa się z obwodu RFID, który zawiera chip RFID z częścią częstotliwości radiowej RFID i pętlą ultracienkiej anteny, która jest osadzona w tagu wraz z cienką plastikową folią. Zazwyczaj do tej etykiety przymocowana jest papierowa etykieta, a niektóre ważne informacje mogą być wyraźnie wydrukowane na papierowej etykiecie. Obecne inteligentne etykiety mają zazwyczaj wielkość karty kredytowej. Na drobne towary są etykiety o wymiarach 4,5×4,5 cm, a na płytach CD i DVD stosuje się również etykiety okrągłe o średnicy 4,7 cm.
Zaletą technologii nadawczo-odbiorczej w porównaniu z innymi technologiami identyfikacji, takimi jak kody kreskowe lub paski magnetyczne, jest bezprzewodowe połączenie między czytnikiem a urządzeniem nadawczo-odbiorczym: jednostka odczytu/zapisu nie wymaga kontaktu wzrokowego z urządzeniem nadawczo-odbiorczym, dzięki czemu może być w pełni zintegrowana z produktem. Oznacza to, że radiotelefon nadaje się do pracy w trudnych warunkach, a radiotelefon nie jest wrażliwy na wilgoć, brud i wpływy mechaniczne. Dlatego system nadawczo-odbiorczy charakteryzuje się bardzo wysoką niezawodnością odczytu, szybką akwizycją danych, a także oszczędnością pracy i papieru.